Suivez chaque franc, pilotez chaque élève, en toute sérénité.
Scolvar aide les écoles privées à suivre chaque paiement, gérer leurs élèves et coordonner tout leur personnel — du promoteur au caissier — en toute sérénité.
Conçu au Cameroun, pour les écoles d'Afrique.
Les défis que vous rencontrez chaque jour.
Soldes imprécis
Difficulté à connaître le solde exact de chaque élève sans fouiller dans plusieurs cahiers.
Rappels mal ciblés
Des convocations envoyées à des parents ayant déjà payé, ce qui crée des tensions inutiles.
Reçus introuvables
Reçus papier perdus ou difficiles à retrouver quand un parent conteste un paiement.
Manque de visibilité
Aucune vue d'ensemble claire sur les encaissements, les impayés et la trésorerie.
Dépenses mal suivies
Les sorties de caisse et dépenses ne sont pas toujours enregistrées ou contrôlées.
Temps perdu
Trop de temps consacré à des tâches administratives répétitives qui pourraient être simplifiées.
Scolvar centralise ces opérations sans obliger l'école à abandonner sa manière habituelle de fonctionner.
Tout ce dont votre école a besoin, dans un seul outil.
Scolarité et recouvrement
- Suivi du solde de chaque élève
- Paiements complets et partiels
- Échéanciers personnalisables
- Détection automatique des retards
- Rappels ciblés (WhatsApp, e-mail)
- Arrêt automatique des relances après paiement
- Reçus numériques
- Frais multiples : scolarité, examens, fêtes, activités…
Secrétariat scolaire
- Attribution automatique des matricules
- Modèles de matricules personnalisables
- Certificats de scolarité
- Certificats de graduation (fin d'année)
- Certificats de promotion
- Attestations d'inscription
- Convocations numériques (WhatsApp, PDF)
- Documents avec logo, signature (manuscrite ou numérique) et QR code
- Génération automatique en lot pour tous les élèves
- Historique des documents
Économat et dépenses
- Enregistrement des dépenses
- Classement par catégorie
- Ajout de justificatifs
- Gestion des salaires et avances
- Sorties de caisse
- Demandes d'approbation
- Suivi des dépenses par période
Direction et contrôle
- Tableau de bord financier
- Rapports automatiques
- Contrôle des caissiers
- Journal des modifications
- Alertes importantes
- Suivi à distance
- Plusieurs rôles et permissions
Chaque utilisateur a son propre espace adapté à son rôle.
Du super administrateur au parent d'élève, chacun accède uniquement aux informations et fonctions dont il a besoin.
Super Admin
Vue d'ensemble et contrôle total
- Tableau de bord global avec toutes les entrées et sorties
- Gestion des permissions et accès de chaque utilisateur
- Vue consolidée sur tous les campus
- Rapports financiers complets
- Journal d'audit de toutes les opérations
- Configuration générale de la plateforme
- Alertes et notifications prioritaires
Directeur / Directrice
Pilotage de l'établissement
- Tableau de bord de son établissement
- Suivi des encaissements et dépenses
- Approbation des dépenses et sorties de caisse
- Rapports par classe, par période
- Suivi du recouvrement
- Envoi de convocations et messages aux parents
- Consultation à distance
Caissier / Caissière
Enregistrement des opérations quotidiennes
- Enregistrement des paiements
- Génération des reçus
- Consultation du solde de chaque élève
- Enregistrement des dépenses
- Clôture de caisse journalière
- Historique de ses propres opérations
Parent d'élève
Consultation et suivi
- Consultation du solde de scolarité de ses enfants
- Historique des paiements effectués
- Téléchargement des reçus
- Réception des messages et convocations
- Consultation des échéances à venir
- Accès depuis smartphone ou ordinateur
Découvrez l'espace de chaque utilisateur.
Cliquez sur un rôle pour voir un aperçu de son tableau de bord et de ses fonctions principales.
Fonctions principales
- Vue consolidée : encaissements, dépenses, trésorerie
- Taux de recouvrement en temps réel
- Gestion des utilisateurs et des permissions
- Contrôle de visibilité : décidez qui voit les totaux (quotidiens, hebdomadaires, mensuels…)
- Approbation des dépenses importantes
- Journal d'audit complet (qui a fait quoi)
- Alertes et notifications configurables
- Suivi biométrique du personnel (Pack Excellence)
- Absences, retards répétitifs, abandons de poste
- Alertes email automatiques pour incidents critiques
- Rapports financiers exportables
Attendu
18 500 000 FCFA
Encaissé
13 250 000 FCFA
Dépenses
4 300 000 FCFA
Trésorerie
8 950 000 FCFA
71.6%
Recouvrement
6
Utilisateurs actifs
3
Alertes
Fonctions principales
- Tableau de bord de l'établissement
- Suivi des encaissements et impayés
- Approbation des dépenses courantes
- Rapports par classe et par période
- Envoi de messages et convocations
- Consultation des soldes par élève
- Accès aux rapports à distance
Élèves inscrits
257
À jour
184
En retard
73
12
Classes
45
Messages envoyés
2
Dépenses en attente
Fonctions principales
- Recherche rapide d'un élève
- Consultation du solde et des échéances
- Enregistrement de paiements complets ou partiels
- Génération automatique de reçus
- Enregistrement des dépenses
- Clôture de caisse journalière
- Historique de ses propres opérations
Paiements aujourd'hui
12
Encaissé
1 450 000 FCFA
Reçus générés
12
Dernier paiement
Nguema Paul — 75 000 FCFA
Fonctions principales
- Gestion complète des fiches élèves
- Attribution automatique des matricules
- Import d'élèves depuis CSV ou Excel
- Certificats de scolarité et attestations
- Convocations numériques
- Gestion des classes et inscriptions
- Historique des documents générés
Élèves actifs
257
Matricules
257
Documents
134
Imports
3
Importer des élèves
CSV ou Excel
Générer un certificat
Scolarité, attestation…
Fonctions principales
- Consultation du solde de scolarité
- Historique des paiements effectués
- Téléchargement des reçus
- Consultation des prochaines échéances
- Réception des messages et convocations
- Accès depuis smartphone ou ordinateur
Enfants inscrits
2
Solde restant
325 000 FCFA
Prochaine échéance
15 janvier 2025
Reçus disponibles
4 reçus
Votre école garde sa façon de fonctionner. Scolvar s'y adapte.
Chaque établissement peut personnaliser les frais, les messages, les documents, les rôles et bien plus encore.
« Commencez avec une configuration recommandée, puis modifiez uniquement ce dont votre établissement a besoin. »
Relancez les bons parents, au bon moment — depuis le WhatsApp de votre école.
Connectez le compte WhatsApp de votre école à Scolvar, comme WhatsApp Web. Les messages partent directement de votre numéro, au nom de votre établissement.
Le WhatsApp de votre école, connecté à Scolvar
Connectez le compte WhatsApp de votre école directement dans Scolvar, comme WhatsApp Web. Les messages sont envoyés au nom de l'école, depuis son propre numéro.
Rappels de paiement personnalisés
Envoyez automatiquement des rappels individuels aux parents concernés, avec le nom de l'élève, le solde et l'échéance.
Convocations et annonces par classe
Informez les parents d'une classe entière : absence de cours, réunion, événement scolaire. Chaque parent reçoit un message personnalisé.
Messages individuels ou groupés
Contactez un parent en particulier ou tous les parents d'un niveau. Les messages partent directement du WhatsApp de l'école.
Comment fonctionnent les rappels automatiques ?
Vérification automatique
Le système vérifie la situation de chaque élève.
Exclusion des parents à jour
Les parents ayant déjà payé sont automatiquement exclus.
Message personnalisé depuis le WhatsApp de l'école
Les parents concernés reçoivent un message adapté, envoyé depuis le numéro WhatsApp de l'école.
Arrêt après paiement
Les relances s'arrêtent dès que le paiement est enregistré.
Bonjour Mme Hamadou, il reste 45 000 FCFA à régler pour la scolarité de votre enfant Idriss, élève en classe de CM2. La prochaine échéance est fixée au 15 octobre. Merci.
Bonjour Mme Hamadou, vous êtes invitée à la réunion des parents de la classe de CM2 prévue le samedi 20 octobre à 10h. Votre présence est souhaitée. Cordialement.
Votre secrétaire virtuelle prépare les documents en quelques secondes.
Fini la saisie manuelle élève par élève. Générez tous les certificats d'une classe ou de l'école entière en un clic.
Certificat de Scolarité
Année scolaire 2024–2025
[Nom de l'Établissement]
Arrêté n° [____] / MINEDUB
Le Directeur
Signature & cachet
💡 La signature peut être manuscrite (scannée) ou numérique, selon le choix de chaque école. Le cachet est également personnalisable.
Fin d'année scolaire
En fin d'année, générez automatiquement les certificats de graduation et de promotion pour tous les élèves, avec leurs moyennes, rangs et mentions. Plus besoin de préparer chaque document manuellement.
Contrôlez aussi l'argent qui sort de l'école.
Workflow d'approbation
Enregistrement
Un agent enregistre la dépense avec les détails.
Justificatif
Il ajoute une photo ou un document justificatif.
Notification
Le responsable reçoit une notification.
Décision
Il approuve ou refuse. Tout reste dans l'historique.
Les responsables de chaque école définissent eux-mêmes qui peut approuver les dépenses et à partir de quel montant.
Toute la situation de votre école, visible en quelques secondes.
Recouvrement par classe
Alertes récentes
Suivi à distance
Le promoteur peut suivre son établissement même lorsqu'il n'est pas physiquement présent. Consultez les encaissements, les dépenses et les alertes depuis votre téléphone ou votre ordinateur, où que vous soyez.
Suivez la présence de votre personnel avec la pointeuse biométrique.
Avec le pack Excellence, Scolvar fournit, installe et maintient une pointeuse biométrique dans votre école.
Pointeuse biométrique Scolvar
Fournie, installée et maintenue par notre équipe
Pointeuse biométrique fournie
Un appareil de pointage par empreinte digitale, livré et installé dans votre établissement.
Installation et maintenance incluses
Notre équipe installe le dispositif et assure la maintenance technique.
Heures d'arrivée et de départ
Enregistrez automatiquement les heures d'arrivée et de départ de chaque membre du personnel.
Tableau de bord intégré
Visualisez les absences, retards et heures supplémentaires directement dans Scolvar.
Lié au calcul des salaires
Les données de présence sont automatiquement prises en compte dans le calcul des salaires. Les retards et absences sont documentés et traçables.
Alertes automatiques par email
L'administrateur reçoit des notifications email pour les incidents critiques. Les règles sont entièrement configurables :
- Retards répétitifs (ex : 3 retards en 7 jours)
- Absence non justifiée de 2 à 3 jours
- Abandon de poste détecté
- Personnel n'ayant pas pointé depuis X jours
Renouvelez votre abonnement sans carte bancaire.
MTN Mobile Money
Paiement instantané depuis votre téléphone.
Orange Money
Disponible pour tous les abonnés Orange.
Virement bancaire
Effectuez un virement depuis votre compte bancaire.
Dépôt bancaire
Déposez directement en agence bancaire.
Visa / Mastercard
Option disponible pour ceux qui préfèrent la carte bancaire.
Des tarifs simples et transparents
Choisissez le pack adapté à la taille et aux besoins de votre établissement.
Essai gratuit
Testez Scolvar sans engagement et sans carte bancaire.
Jusqu'à 20 élèves
50 crédits WhatsApp pour l'essai
- 14 jours d'essai, sans carte bancaire
- Jusqu'à 20 élèves
- Gestion des élèves et classes
- Matricules automatiques
- Paiements en espèces et reçus numériques
- Suivi des soldes
- 50 crédits de communication pour tester
- Tableau de bord essentiel
- 1 utilisateur
- Sans Mobile Money
- Sans relances automatiques
Starter
L'essentiel pour suivre les paiements et les élèves.
environ deux mois offerts
Jusqu'à 200 élèves
2 000 crédits WhatsApp / mois
- Jusqu'à 200 élèves
- Gestion des élèves et classes
- Matricules automatiques
- Configuration des frais (scolarité, examens, fêtes…)
- Paiements complets et partiels
- Reçus numériques
- Suivi des soldes
- Liste des impayés
- Rappels simples
- 2 000 crédits de communication / mois
- Certificats de scolarité simples
- Tableau de bord essentiel
- 3 utilisateurs
- Un campus
- Assistance standard
Essor
Pour les écoles qui veulent automatiser et mieux contrôler.
environ deux mois offerts
Jusqu'à 500 élèves
5 000 crédits WhatsApp / mois
- Tout le pack Starter
- Jusqu'à 500 élèves
- Mobile Money : MTN MoMo et Orange Money
- Rappels automatiques ciblés
- Modèles de messages personnalisables
- 5 000 crédits de communication / mois
- Échéanciers avancés
- Gestion des dépenses
- Approbation des dépenses
- Clôture de caisse
- Journal d'audit
- Numérisation OCR limitée des registres
- Rapports avancés
- Alertes au promoteur
- Modèles de documents personnalisables
- Jusqu'à 8 utilisateurs
- Assistance prioritaire
Excellence
Sur mesure, pour les groupes scolaires et les établissements multi-campus.
Élèves illimités
15 000 crédits WhatsApp / mois
- Tout le pack Essor
- Élèves illimités
- Plusieurs campus avec vue consolidée
- Portail parent dédié
- Présence du personnel par biométrie
- Pointeuse Wi-Fi sous conditions
- 15 000 crédits de communication / mois
- Numérisation OCR avancée des registres
- Gestion avancée des salaires
- Génération automatique des certificats de graduation
- Workflows d'approbation multi-niveaux
- Tableaux de bord consolidés
- Rapports personnalisés et exportables
- Utilisateurs illimités
- Accompagnement et formation sur site
- Assistance premium prioritaire
Les frais de WhatsApp et transactions Mobile Money peuvent dépendre de la consommation réelle. Les crédits non utilisés ne sont pas reportables.
Commencez simplement
Créez l'espace de votre école
Inscrivez votre établissement en quelques minutes. Ajoutez le nom, les niveaux et les classes.
Importez vos élèves
Importez la liste de vos élèves depuis un fichier Excel ou ajoutez-les manuellement.
Configurez vos règles
Définissez vos frais, tranches, messages et règles d'approbation selon vos habitudes.
Commencez à travailler
Enregistrez les paiements, suivez les soldes et pilotez votre établissement.
Notre équipe peut vous accompagner pour l'importation et la configuration initiale.
Les données de votre école restent protégées.
Accès sécurisé
Connexion protégée par mot de passe pour chaque utilisateur.
Rôles et permissions
Chaque utilisateur accède uniquement aux fonctions autorisées par son rôle.
Données séparées
Les données de chaque école sont isolées. Aucun accès croisé possible.
Sauvegardes automatiques
Vos données sont sauvegardées automatiquement et régulièrement.
Journal d'audit
Chaque action importante est enregistrée avec la date, l'heure et l'auteur.
Traçabilité des paiements
Chaque paiement et modification reste traçable dans l'historique.
Aucune suppression silencieuse
Les opérations ne peuvent pas être supprimées sans laisser de trace.
Export des données
Vous pouvez exporter toutes vos données à tout moment en format Excel ou PDF.
Protection des informations
Les informations personnelles des élèves et parents sont protégées conformément aux bonnes pratiques.
Ce que disent les responsables d'écoles
Exemples de mise en page — Témoignages fictifs à titre illustratif.
"Avant, il fallait vérifier plusieurs cahiers pour connaître la situation d'un élève. Maintenant, nous retrouvons son solde et ses reçus en quelques secondes."
"Les rappels ciblés ont changé notre quotidien. On ne convoque plus les parents qui sont à jour, et le recouvrement s'est nettement amélioré."
"Le suivi des dépenses et l'approbation en ligne m'ont permis de mieux contrôler les sorties de caisse, même quand je ne suis pas sur place."
Questions fréquentes
Donnez à votre école une administration plus simple, plus rapide et mieux contrôlée.
Découvrez comment Scolvar peut s'adapter au fonctionnement de votre établissement sans bouleverser vos habitudes.